L'appel de fonds en copropriété : calcul, émission et erreurs fréquentes

L'appel de fonds est le document de la copropriété que les copropriétaires lisent réellement.

Ils survolent le procès-verbal d'assemblée, ils ignorent les annexes, mais ils regardent le montant qu'on leur demande. Une erreur sur un appel de fonds est donc immédiatement visible, et elle est toujours discutée.

Voici comment il se construit, ce que la loi encadre, et où se produisent les erreurs.

Ce qu'est un appel de fonds

Ce n'est pas une facture. C'est une provision demandée à chaque copropriétaire au titre de sa quote-part dans un budget voté par l'assemblée générale.

La distinction n'est pas théorique, elle a trois conséquences :

1. Le montant appelé n'est pas la dépense réelle : il repose sur des prévisions, et il sera régularisé en fin d'exercice.
2. Le copropriétaire ne paie pas un service reçu : il alimente une trésorerie collective destinée à couvrir des charges à venir.
3. La créance existe dès l'exigibilité : elle ne dépend pas de l'exécution effective des prestations.

Le fondement : le budget prévisionnel

Rien ne s'appelle sans budget. Le syndic prépare le budget prévisionnel, qui est voté par l'assemblée générale.

Ce budget doit d'ailleurs être notifié aux copropriétaires au plus tard en même temps que l'ordre du jour, accompagné du compte des recettes et des dépenses de l'exercice écoulé, d'un état des dettes et créances, et de la situation de la trésorerie.

La conséquence pratique pour un comptable : un appel de fonds émis sur un budget non voté, ou sur un budget voté sans que les documents aient été régulièrement notifiés, repose sur une base fragile.

Ce que le syndic peut exiger, et dans quelles limites

Le décret d'application encadre précisément les demandes de fonds. Le syndic peut exiger :

1. L'avance de trésorerie permanente, lorsque le règlement de copropriété la prévoit.
2. La provision de début d'exercice, qui ne peut excéder le quart du budget prévisionnel voté, ou la moitié de ce budget si le règlement ne prévoit pas d'avance permanente.
3. Les provisions en cours d'exercice, soit le remboursement des dépenses régulièrement engagées et effectivement acquittées, soit des provisions trimestrielles plafonnées chacune au quart du budget prévisionnel.
4. Les provisions spéciales destinées à exécuter des décisions d'assemblée, notamment des travaux, dans les conditions fixées par cette assemblée.

Le cas de l'urgence : lorsque le syndic fait procéder de sa propre initiative à des travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, il peut demander, sans délibération préalable mais après avis du conseil syndical s'il en existe un, une provision plafonnée au tiers du montant du devis estimatif.

Ces plafonds ne sont pas indicatifs. Un appel qui les dépasse est contestable.

Le calcul, pas à pas

Reprenons la copropriété de cinq lots utilisée dans notre article sur les clés de répartition, avec un budget prévisionnel voté de 8 200 000 F CFA, dont 6 000 000 de charges générales et 2 200 000 de charges d'ascenseur.

Étape 1 : répartir le budget par catégorie et par lot

Étape 2 : découper en provisions trimestrielles

Chaque provision trimestrielle correspond au quart du budget annuel de chaque lot.

Le total trimestriel appelé, 2 050 000 F CFA, correspond exactement au quart du budget voté. C'est le premier contrôle à faire.

Étape 3 : les deux vérifications obligatoires

1. La somme des appels égale la fraction du budget voté : un écart signale une clé qui ne tombe pas juste ou un lot oublié.
2. Chaque lot n'est appelé que sur les catégories qui le concernent : les lots du rez-de-chaussée n'apparaissent pas dans la ligne ascenseur.

Ce que l'appel de fonds doit faire apparaître

Un appel de fonds lisible évite la moitié des réclamations. Il doit permettre au copropriétaire de refaire le calcul lui-même :

• L'identification du lot et ses tantièmes dans chaque clé concernée
• Le budget voté et la date de l'assemblée qui l'a voté
• La période couverte et la date d'exigibilité
• Le détail par catégorie de charges, jamais un montant global unique
• Le solde antérieur du compte du copropriétaire, distinctement du montant appelé
• Les modalités de paiement, sur le compte ouvert au nom du syndicat

Ce dernier point n'est pas une commodité : les sommes reçues pour le compte du syndicat doivent être versées sans délai sur un compte bancaire ou postal ouvert à son nom.

Le traitement comptable

Le mécanisme comporte trois temps, et il est le même quel que soit le référentiel :

1. L'émission de l'appel : elle constate une créance sur chaque copropriétaire et un produit ou une provision au niveau du syndicat, selon la nature de l'appel.
2. L'encaissement : il solde tout ou partie de la créance individuelle et alimente la trésorerie.
3. La régularisation de fin d'exercice : elle compare les charges réelles aux provisions appelées et dégage, par lot, un solde en faveur du copropriétaire ou du syndicat.

Un point propre au Sénégal : il n'existe pas de plan comptable de copropriété imposé. Le décret exige une comptabilité séparée par syndicat faisant apparaître la position de chaque copropriétaire, sans fixer de nomenclature. Le détail des comptes utilisés dépend donc du référentiel retenu et du logiciel, comme expliqué dans notre article sur le cadre juridique de la copropriété au Sénégal.

Ce qui ne dépend d'aucun logiciel, en revanche, c'est l'exigence de traçabilité par lot.

Les erreurs fréquentes

Saisir le montant à payer au lieu de la provision appelée : c'est l'erreur la plus courante et la plus coûteuse. Un appel de fonds fait souvent apparaître deux montants : la provision de la période, et le montant à payer, qui inclut le solde antérieur du copropriétaire. Saisir le second au lieu du premier gonfle le produit de l'exercice et fausse le compte du copropriétaire, qui se retrouve débité deux fois de son arriéré.

Rien ne signale l'anomalie dans la comptabilité. Elle apparaît au décompte individuel, plusieurs mois plus tard.

Appeler sur un budget non voté : l'appel repose alors sur une base contestable, et le premier copropriétaire qui le relève bloque le recouvrement de tous les autres.

Dépasser les plafonds du décret : un appel supérieur au quart du budget prévisionnel, hors provisions spéciales votées, sort du cadre autorisé.

Confondre provision courante et provision travaux : elles n'ont ni la même base de vote, ni le même traitement, ni la même destination. Les mélanger rend la régularisation de fin d'exercice indéfendable.

Ne pas isoler le solde antérieur : un appel qui présente un montant unique empêche le copropriétaire de comprendre ce qu'il paie, et transforme chaque échéance en réclamation.

Le retard et le recouvrement

La loi sénégalaise dote le syndicat d'outils que beaucoup de gestionnaires n'utilisent pas.

Les intérêts : sauf stipulation contraire du règlement, les sommes appelées portent intérêt au profit du syndicat, au taux légal en matière civile, à compter de la mise en demeure adressée au copropriétaire défaillant. Sans mise en demeure, pas d'intérêts : c'est un acte à ne pas négliger.

L'hypothèque légale : les créances du syndicat à l'encontre d'un copropriétaire, qu'il s'agisse de provisions ou de paiements définitifs, sont garanties par une hypothèque légale sur son lot, inscriptible après mise en demeure restée infructueuse. Le syndic a qualité pour la faire inscrire.

L'opposition lors de la vente : si le vendeur ne présente pas au notaire un certificat du syndic de moins d'un mois attestant qu'il est libre de toute obligation envers le syndicat, l'acquéreur doit aviser le syndic. Celui-ci dispose alors de huit jours pour former opposition au versement des fonds.

Ce délai de huit jours est court, et c'est là que se perdent le plus de créances. Un suivi des mutations est donc une tâche comptable autant que juridique.

L'action en recouvrement : le syndic peut agir en recouvrement de créance sans autorisation préalable de l'assemblée générale, y compris par voie d'exécution forcée, à charge d'en rendre compte à la prochaine assemblée.

Questions fréquentes

Un appel de fonds est-il une facture ? Non, c'est une provision au titre d'un budget voté. La dépense réelle est constatée à la régularisation de fin d'exercice.

Quel montant maximum le syndic peut-il appeler ? La provision de début d'exercice ne peut excéder le quart du budget prévisionnel voté, ou la moitié en l'absence d'avance de trésorerie permanente. Les provisions trimestrielles sont plafonnées au quart du budget.

Peut-on refuser de payer si l'on conteste une charge ? La créance du syndicat existe dès l'exigibilité de l'appel. La contestation d'une décision d'assemblée relève d'une procédure distincte, enfermée dans un délai de deux mois à compter de la notification.

À partir de quand courent les intérêts de retard ? À compter de la mise en demeure, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété.

Que faire quand un lot en impayé est mis en vente ? Réagir immédiatement. Le syndic dispose de huit jours à compter de la réception de l'avis de mutation pour former opposition au versement des fonds.

Ce qu'il faut retenir

Un appel de fonds correct repose sur trois choses : un budget régulièrement voté, des clés justes, et une présentation qui permet au copropriétaire de refaire le calcul.

C'est aussi le document par lequel un syndic est jugé. Un appel illisible génère des réclamations, des retards de paiement et une tension de trésorerie que rien ne rattrape ensuite. Le sujet est développé dans notre article sur la comptabilité de copropriété.